Ein Diktiergerät ist kein Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch darf nicht mittels eines Diktiergerätes geführt werden, entschied das Finanzgericht Köln. Auch dann nicht, wenn die Angaben in eine Excel-Tabelle übernommen werden.

Ein Kölner Steuerberater hielt seine Fahrten auf einem Diktiergerät fest. Das Finanzgericht Köln ist allerdings der Auffassung, dass die Tonbänder nicht den Anforderungen eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs entsprechen.

Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung wurde festgestellt, dass der Kläger sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergerätes führt. Er diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktiert er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus) und am Ende erneut den km-Stand. Während der Eingaben läuft das Radio, um die Angaben zeitlich einordnen zu können. Die Tonbänder werden von seiner Sekretärin regelmäßig in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden.

Das beklagte Kölner Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der sogenannten 1%-Regelung. Den eingelegten Einspruch des Klägers wies das Finanzgericht Köln nun, im Urteil 10 K 33/15 vom 18.06.2015, als unbegründet zurück.

Die Tonbänder stellen gemäß des Finanzgerichtes aus folgenden Gründen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar:

  1. Sie sind […] jederzeit änderbar. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Die Hintergrundgeräusche verhindern dies nicht.
  2. Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.
  3. Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert.
  4. Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
  5. Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Quelle: Urteil 10 K 33/15 vom 18.06.2015

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