Worauf muss man beim GPS-eFahrtenbuch achten?

Elektronische Fahrtenbücher sind von den Steuerbehörden ausdrücklich vorgesehen.
Es müssen sich nur dieselben Erkenntnisse wie aus einem schriftlich geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.

Fälschungssicheres GPS-eFahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitnah geführt werden. Nachträgliche Veränderungen dürfen nur dokumentiert vorgenommen werden Fahrtenbücher, die zum Beispiel mit einer Tabellenkalkulationssoftware wie MS Excel erstellt werden, entsprechen deshalb nicht diesen Richtlinien.

Detaillierte Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten

Für Privatfahrten genügt es die Kilometer anzugeben. Für betriebliche Fahrten müssen  eindeutige Angaben aufgezeichnet werden:

  • Datum der Fahrt;
  • und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen auswärtigen Tätigkeit
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  • Reisezweck mit Angabe der aufgesuchten Geschäftspartner,
  • aufgesuchten Geschäftspartner,
  • die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten mit einem kurzen Vermerk.

Um unserem Kunden das Leben zu vereinfachen, haben wir eine Software entwickelt, in der man Standorte anlegen kann. Die Daten werden automatisiert übernommen.

Das elektronische Fahrtenbuch von PTC

Um unseren Kunden den Aufwand zu ersparen, haben wir eine Software entwickelt, mit der die Daten einfach erfasst und gepflegt werden können.

Ein kritischer Punkt ist der Tachostand, der vom Finanzamt gern zur Kontrolle herangezogen wird. Das Fahrzeug kommt z.B. zur Inspektion oder Reparatur in die Werkstatt, die natürlich den km-Stand festhält. Der sollte mit Ihrem elektronischen Fahrtenbuch übereinstimmen. Tacho und per GPS erfasste Streckendaten weichen voneinander ab, weil der Wegstreckenzähler, wie der Tacho vom Gesetzgeber genannt wird (§ 57 StVZO) in der Regel ungenau ist. Das mag an der Bereifung liegen (Sommerreifen/Winterreifen) oder an anderen Einflüssen. Nach § 57 StVZO wird eine Abweichung von 4% toleriert. Aus diesem Grund ist es wichtig, die GPS-Daten mit dem Kilometerzähler des Fahrzeuges abzugleichen.

Deshalb hat PTC eine Kalibrierungsmöglichkeit integriert. Mit dem ermittelten Abweichungsfaktor werden die per GPS erfassten Daten angepasst.

Reiseziel, Reisezweck und Ansprechpartner

Die Aufzeichnung des Datums und der Zeit sowie die tatsächliche Wegstrecke ist eine Hürde, die genommen werden muss. Ganz wichtig sind aber die Angaben zum Reiseziels, Reisezweck und des Ansprechpartners. Daran scheitern in der Praxis die meisten elektronischen Fahrtenbücher.

Finden Sie weitere Informationen zu unserem GPS-eFahrtenbuch auf unserer Website.